У ивент-застройщика каждая ошибка отчётности била по деньгам: неподтверждённые строки вычёркивались из оплаты. Система автоматизации закрыла слабое место, подтверждения копятся день за днём без участия менеджера.

На чём всё держалось

Рабочий процесс строился на Google Sheets и человеческой выносливости:

• фотографы снимали хаотично, без привязки к пунктам сметы;
• менеджеры работали со стопками распечаток на 20+ листов и отбирали позиции по памяти;
• архив в тысячи снимков сотрудники разбирали вручную через Telegram;
• к финалу проекта набиралось более 5000 фотографий, до половины - дубли одного ракурса, а строка сметы за второй день монтажа могла оказаться пустой.

Пропуски заказчик исключает из итоговой оплаты. Передать проект другому специалисту было трудно: состояние дел на площадке знал один менеджер, и только он.

Внедрённое решение

Новую схему автоматизации отчётности надстроили над привычными таблицами. Данные из Google Sheets проходят валидатор, дальше мобильное приложение на объекте, модерация и готовый отчёт в формате DOCX по шаблону заказчика.

Фотограф открывает в приложении карточку конкретной позиции. День и рабочий блок уже предустановлены. В карточке - название, блок сметы, контакт ответственного лица и, при необходимости, образец для съёмки. Сделанный кадр попадает в нужную ячейку сметы сразу. Общий чат для разбора фотоматериалов стал лишним.

Трудоёмкость цикла отчётности упала с 640 человекочасов до 64. Разбор фотоматериалов ускорился в 10 раз. Сборка итогового документа занимает около 3 часов вместо прежних 320.

Правок и доработок со стороны заказчика стало примерно втрое меньше. Отчёт сразу формируется в готовом к приёмке виде: каждая позиция содержит данные о времени, месте и дне работ.

Детали проекта

• Двойные кадры для одной позиции: разобрано, почему одной строке сметы часто нужны два фотокадра и как задачу решили через два слота в карточке.
• Полевая работа: две недели в монтаже и съёмках выявили системные проблемы, неизвестные заказчику. На этом опыте вырос контроль прорабов и бригад - менеджер фиксирует брак в системе, задача с установленным сроком исправления автоматически уходит исполнителям.
• Сроки внедрения: от двухнедельного погружения до выхода на стабильный контур за 8-12 месяцев. Готовое решение сокращает путь до 3-4 месяцев.
• Экономика: расчёт показателей было и стало по каждому этапу, итоговая экономия 576 человекочасов.

Автор материала - Никита Вешняков, инженер-программист, руководитель студии Nikitadev. Новый сотрудник включается в проект примерно за час. Раньше адаптация тянулась неделями: архив фотографий, бумажные распечатки, вопросы к коллегам.

Источник: https://secrets.tbank.ru/blogi-kompanij/avtomatizaciya-fotootchetov-po-zastrojke-iventov/